구글 독스 비공개 공유문서, 익명님이 마지막으로 수정했습니다?

구글 독스 공유문서 익명의 사용자 정체

새벽에 작업을 하려다 식겁했다. 새벽 4시 반인데 구글 독스 공유 문서에 "익명님이 몇 초 전에 마지막으로 수정했습니다."라고 떴기 때문이다.

링크 공유문서가 아니라 몇 명만 초대 한정으로 공유한 문서라서 더 놀랐다. 해당 내용이 새어나가면 안 되는데 '익명님'이 대체 누구란 말인가? 

구글 공유문서 수정 기록 확인 방법

구글 공유문서 접속 기록은 확인할 수 없으나, 수정한 경우는 확인 가능하다. 익명님이 몇 초 전 마지막을 수정했다면 버전기록에 남아있을 것이다.

확인 결과, 전일 오후 8시 39분에 공동 작업자가 수정한 것이 현재 버전이며 익명의 작업자가 수정한 것은 없었다. 그러나 공유문서 상단에는 여전히 익명 작업자의 수정기록이 공지되어 있었다.

필자가 확인하는 사이 시간이 흘러 '익명님이 5분 전에 마지막으로 수정했습니다'라고 한다.

구글 공유문서 익명 사용자 정체

구글 독스 문서를 공유할 때, 링크만 있으면 누구나 수정가능하도록 설정한 경우 구글 계정이 없는 사용자가 수정할 수 있고, 이 때에는 '익명님이 수정했습니다'라고 나온다. 그러나 특정 사용자와만 공유한 문서에서는 익명님이 있어서는 안 된다. 보안이 걸린 문제라 식겁해서, 익명님의 정체를 찾았다.

구글 공지에서도 '알수 없는 이름이나 익명의 동물이 수정했습니다' 등이 나오는 이유는 문서가 공개적으로 공유되었거나 링크를 가진 사용자와 공유된 경우라고 한다.

모르는 사람 (익명님)이 보고 있는 경우, 메일링 리스트와 파일이 공유된 경우, 구글 계정이 없거나 로그인하지 않은 사용자와 구글독스 공유한 경우, 파일 수정 권한 / 링크가 있는 사용자가 다른 사용자와 파일을 공유한 경우, 공동 작업자가 구글 계정 이름을 변경한 경우라고 한다.

또 다른 가능성은 링크로 파일을 공유한 경우다. 초대하지 않은 사용자가 파일을 보면 익명의 동물로 표시된다. 그러나 초대한 사용자가 파일을 보면 이름이 표시된다고 한다. 

공지를 읽어도 익명의 정체를 파악하기 어려웠다. 하지만, 마지막의 '비공개 파일의 익명 동물'에서 단서를 얻었다.

누군가 파일을 여러 번 여는 경우, 현재 접속중이지 않아도 사용자 표시가 사라지는데 시간이 걸린다. 필자의 경우 새벽 4시 반에 접속했고, 공동작업자는 전날 10시에 로그아웃 했으므로 이 것은 아닌 것으로 보인다. 

메신저 등을 통해 링크를 열면 일부 서비스에서 피싱, 바이러스 공격, 멀웨어에 대비해 링크를 검색하기 때문에 익명 사용자가 표시된다고 한다. 

자동으로 링크를 따라 이동하는 브라우저 확장 프로그램 또는 스크립트를 사용하는 경우 익명 사용자가 표시된다고 한다.

마지막 두 가지 항목을 통해 비공개 파일 익명 수정자의 정체를 추측할 수 있었다. 필자의 공동작업자는 브라우저 실행 시 공유문서 링크가 자동으로 열리게 해 놓고 사용하며, 외부에서도 여러 디바이스를 통해 접속한다. 공동작업자가 그렇게 사용하는 가운데 어떤 브라우저나 프로그램에서 공유문서를 체크한 모양이다.

비공개 공유문서의 익명 사용자가 기계 접속일 가능성이 높다고 하니 식겁한 마음이 한풀 놓였다. 그러나 기계라 해도, 비공개 (공동작업) 공유문서인데 익명님이 수정했다는 메시지는 매우 찜찜하다. 

철저한 보안을 위해서는 구글 / 공유문서를 안 쓰는 것이 나으나, 작업 편의성을 위해서는 필요하다. 그러나 오늘 사건처럼 몇 사람에게만 공유된 문서에서 '익명님이 수정했습니다'라는 메시지를 보면 찜찜하고, 어찌 해야 할지 편의성과 보안 두 마리 토끼를 다 잡을 수 있을지 고민이다.