구글 문서 공유하는 법, 다른 사람과 같이 워드 엑셀 작업하기

각자 워드 또는 엑셀 문서를 만들어서 이메일로 보내주는 방법도 있으나, 최근에는 구글 문서도구를 활용해 함께 작업을 할 수 있다. 누군가 구글 문서 도구에 워드 파일이나 엑셀 파일을 만든 뒤에 구글 문서 공유를 하면 된다. 구글 문서 공유 방법은 여러 가지가 있다. 비밀방처럼 특정 사람을 초대하여 같이 작업하는 방법도 있고, 매우 중요한 정보가 아닌 경우에는 링크를 공유하여 함께 작업을 하거나 보게만 할 수 있다.

1. 구글 문서도구 우측 상단에 있는 공유 버튼을 누른다. 그러면 공유 옵션들이 나온다.

2. 공유 버튼을 누르면, 링크와 이메일 초대 창이 나온다. 특정 사람들과만 함께 보거나 작업을 할거면 이름이나 이메일 주소를 입력해 초대하면 된다. 권한 설정도 가능하다. 수정가능, 보기만 가능 등을 나눌 수 있다. 

3. 특정인 초대보다 링크를 주는 것이 더 간편한데, 구글 문서 공유 링크를 주기 전에, 권한을 설정한다. 링크 끄기를 하면 초대받은 사용자만 쓸 수 있게 된다. 링크가 있는 모든 사용자가 수정할 수 있음. 으로 설정해두면 카톡 방 등에 올려놓고 그 사람들이 다 들락날락 보고 고치고 할 수 있다. 다음으로 링크가 있는 모든 사용자가 댓글을 달 수 있음이라고 설정하면 워드나 엑셀 문서를 고칠 수는 없고 댓글만 달 수 있다. "링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있음" 으로 해놓으면 문서를 고칠 수는 없고 볼 수만 있다.

참고로 고급 기능을 보면, 링크 공개 범위를 설정할 수 있다. 누구든 접속할 수 있게 할 수도 있고, 링크가 있는 사람만 볼 수도 있고, 관계자만 봐야 되는 문서라면 링크 공유를 사용안함으로 해 놓는 것이 안전하다. 초대 안 한 사람은 볼 수도 없게끔 말이다.

링크 공유에서 바로 지메일, 구글 플러스, 페이스북, 트위터로도 공유가 된다.

구글문서도구를 사용해 설문지를 만들었다거나, 불특정 다수의 사람들과 공유하는 거라면 페이스북, 트위터 등에 공유해도 괜찮을 것이다. 단, 특정사람만 봐야하는 중요한 문서라면 링크 공유 기능을 없애는 것이 안전할 것이다.

구글문서 도구 공유를 해서, 같이 워드와 엑셀 작업을 해보니 편하다. 특히 수시로 바뀌는 공지 같은거나, 같이 준비해야 하는 것, 공유지식이 빛을 발하는 일 등에서 아주 효과적이다. 예를 들어, 회사 체육대회 준비를 해야 되는데 누군가 한 명이 초안을 짜고, 다른 사람이 검토해서 수정을 하고, 또 다른 관계자에게 공유를 해주려면 시간이 꽤 오래 걸린다. 그러나 구글 문서를 하나 만들어 놓고, 같이 작업을 하면 빨리 끝난다. 수시로 변하는 일정 등도 구글 문서로 공유해두면 간편하다. 각자 자기 편한 시간에 입력해 놓고, 알아서 확인하면 되니 말이다. 구글 문서 공유방법을 알아두고, 여러 명에게 일일이 파일을 보내는 대신, 구글 문서 공유 등의 방법을 애용해보시라.